הדרך לבנית מצגת והצגתה

לפני שמתחילים לערוך מצגת יש לשאול כמה שאלות עקרוניות לגבי קהל היעד, המציג והחומר המועבר:

1. קהל היעד – מי הוא? האם הוא מקצועי/טכני? האם הוא מבעלי ההחלטות בארגון? כי לעתים יש להוריד מרכיבים שברורים מאליהם. צריך להבין באיזו שפה הם מדברים.
2. המציג – האם מדובר ב'חיית' במה? כמה שפחות מלל במצגת יותר טוב; האם אדם מופנם/ 'מרובע'/ איש תוכן? פה נדגיש יותר תמונות שניתן להביע מהן הרבה ללא מילים; האם יש לו פחד במה? כי אז צריך להכין בנוסף תוכן מלא של המצגת ושהכול יהיה כתוב בה. בכול מקרה ישנה תמיד האפשרות לשפר את ביצועי המציג על ידי לימוד, חניכה ותרגול.
3. החומר המוצג – מהו טיבו מבחינת תוכן, טכני וכו' ועיצובו?
4. התזמון של המצגת – מבחינת השעה, מבחינה שאולי זו מצגת שנייה, שלישית או רביעית, ואסור להתיש את הקהל.

יש לבדוק מהן מטרות המצגת:

• העברת אינפורמציה.
• מכירה.
• ללמידה או חניכה.
• פיתוח יוזמה.
• מיצוב/ תדמית.

לפי המטרה, היעדים והנושא יש לשקול מה יכנס לתוך המצגת ולהחליט מה יקרה בסופה, לאילו תגובות נצפה. האם יצירת קשר, משוב, פרטים אישיים או שאר מיני לידים. צריך לחשוב מה יגרום לקהל לצאת מרוצה ורוצה בהמשך התקשרות. צריך לבחור במתודות נכונות  ומתוזמנות.

אלמנטים נוספים:

• פתיח – יכול להיות סיפור אישי מעניין, עם הקשר למצגת. יכול להיות פתגם או ציטוט חזק. לא תמיד אפקטים רבים ומתוחכמים עושים עבודה יפה. צריך לראות ולהרגיש את הקהל ולתת לו להיות שותף.
• העברת מידע מעניין או דרמתי אם יש.
• אפשרות לשאלות, עדיפות לסוף המצגת אם מדובר בזמן קצוב. כי שאלה גוררת שאלה וכך ניתן לפספס את העיקר. כמובן צריך להיות עם יד על הדופק כדי לא לאבד את האורחים, וכן לוודא שהצלחנו להעביר את המידע בצורה טובה ( האם הצלחתי להסביר את עצמי?" ולא " האם הבנתם אותי? ", פה יתכן שיראה כהתנשאות.
• להיות בתנועה וזרימה. לא יותר מדי , אך בטח שלא להיות תקוע במקום עם ידיים בכיסים. ליצור קשר עין עם הקהל, ובמידה וישנו פחד, לחפש פרצופים ידידותיים ולקבל חיזוקים.
• ניתן לעשות מחקר מקדים על טיפוס קהל היעד – האם אנשים עובדתיים שמחפשים עובדות? האם אנשים תכליתיים שרוצים לדעת רק מה יוצא להם מזה? האם אנשי תוכן/ מנתחים שצריכים לדעת הכול עד הדבר הכי קטן? האם מדובר באנשים תומכים/ אסתטיים שאוהבים רגש? בצורה זו ניתן 'לקלוע' היטב לצרכי הקהל ולהביא את המצגת למלוא הפוטנציאל שלה.
• ישנן מספר אפשרויות למבנה המצגת וצריך לבחור לפי האסטרטגיה והמטרות  – האם שכנוע, הדרכה, העברת אינפורמציה, תדמית, פתרון בעיות קיימות וכו'.
• הויזואליות של המצגת – כותרת – גופן גדול יותר , תוכן – תמציתי וכמה שפחות מילים לעמוד (אם דורש הרבה מלל, לערוך על כמה עמודים), כיתוב – חייב להיות קריא מרחוק, גופן – בצבע בולט (עדיף כמעט תמיד שחור על לבן), לא להגזים באפקטים.